魯西集團(tuán)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)已在日常辦公、合同管理、制度規(guī)定、行政服務(wù)、費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)等多個(gè)維度得到深入應(yīng)用，建有各類(lèi)管理流程170多支。2021年為進(jìn)一步提升工作效率和質(zhì)量，開(kāi)展了數(shù)字化改造和提升工作，為公司安全生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)運(yùn)行提供線(xiàn)上高效辦公平臺(tái)。

　　建立了經(jīng)營(yíng)管理、行政管理、標(biāo)準(zhǔn)化管理三個(gè)流程中心，系統(tǒng)建立數(shù)據(jù)分析引擎，可實(shí)時(shí)對(duì)流程用時(shí)、執(zhí)行情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，用于問(wèn)題發(fā)現(xiàn)和業(yè)務(wù)提升。在重要業(yè)務(wù)流程上，設(shè)置流程辦公效率預(yù)警值，超過(guò)設(shè)定的量化指標(biāo)，系統(tǒng)將自動(dòng)向超時(shí)辦理人員發(fā)起預(yù)警消息，并記入月度考核。

　　采購(gòu)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行數(shù)字化改造，通過(guò)數(shù)據(jù)分析發(fā)現(xiàn)在審批過(guò)程中多個(gè)環(huán)節(jié)是依次辦理，在實(shí)際業(yè)務(wù)中財(cái)務(wù)、市場(chǎng)、倉(cāng)儲(chǔ)等職能部門(mén)是可以并行審批的，流程調(diào)整后效率得到大幅提升。對(duì)審批內(nèi)容進(jìn)行梳理，對(duì)多個(gè)流程重復(fù)審批的減少至一個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

　　啟用電子合同簽章，將合同線(xiàn)上辦理效率再提升。在合同辦理時(shí)選擇電子簽章，可實(shí)現(xiàn)甲乙雙方全線(xiàn)上合同簽署，完全代替紙質(zhì)合同和線(xiàn)下蓋章等操作環(huán)節(jié)。試點(diǎn)在流程中增加數(shù)據(jù)穿透功能，在系統(tǒng)中集成數(shù)據(jù)庫(kù)，將關(guān)聯(lián)信息可穿透直接檢索查看，為辦理環(huán)節(jié)提供多維度的信息，提升了數(shù)據(jù)利用的便捷性。

　　線(xiàn)上費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)流程進(jìn)行優(yōu)化，將不同業(yè)務(wù)類(lèi)型的報(bào)銷(xiāo)規(guī)則全部數(shù)字化后進(jìn)入數(shù)據(jù)庫(kù)中。流程辦理時(shí)，就具備了自動(dòng)驗(yàn)證功能，并且可以將費(fèi)用項(xiàng)目進(jìn)行分配對(duì)照。這樣大幅提升了報(bào)銷(xiāo)人員的工作效率，也減少后續(xù)財(cái)務(wù)人員的勞動(dòng)強(qiáng)度。每筆費(fèi)用在支付后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)推送給報(bào)銷(xiāo)人相關(guān)消息。

　　數(shù)字化流程的改造和優(yōu)化，為辦公自動(dòng)化帶來(lái)了新思路、新技術(shù)，進(jìn)一步發(fā)揮線(xiàn)上辦公的優(yōu)勢(shì)。充分利用數(shù)據(jù)和規(guī)則，內(nèi)置到系統(tǒng)中就使簡(jiǎn)單孤立的業(yè)務(wù)表單，逐步變成多維度的數(shù)字化管理體系。管理流程只有結(jié)合運(yùn)行數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)需求，經(jīng)過(guò)不斷的循環(huán)優(yōu)化才能突顯效果。一年來(lái)，質(zhì)量和效率的“雙提升”的目標(biāo)在一步步實(shí)現(xiàn)，可以看到數(shù)字化技術(shù)將為化工安全生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)管理水平提高帶來(lái)新機(jī)遇。